Det er ikke svært at finde gode råd om, hvordan man gør sin hverdag lettere og sikrer, at man får noget fra hånden i en småkaotisk dagligdag. Det er helt sikkert en meget personlig ting, hvad der virker for den enkelte, og jeg vil da på ingen måde driste mig til at påstå, at jeg har fundet De Vises Sten. Jeg har blot fundet de elementer, der virker for mig i min dagligdag i min virksomhed. Lad mig her fortælle om tre af dem.

Fjern forstyrrelserne

Emails er en konstant kilde til forstyrrelser. Et hyppigt råd er at lukke for emailprogrammet, når man skal have andre ting ordnet. Dette kan være rigtigt i nogle situationer, men alligevel svært gennemførligt i en virksomhed der, som vores, i høj grad er baseret på mailkommunikation. Her har jeg med tiden fundet servicen SaneBox, som sørger for at holde forstyrrende emails væk fra mit øje. Med stort set 100% træfsikkerhed sørger SaneBox for at fjerne alle nyhedsbreve, notifikationsmails, fakturamails og andet gøgl fra indbakken og placere dem i separate mapper på mailserveren. Det ligner den feature, som også findes i GMail, men SaneBox virker til alle IMAP-servere og du kan selv lære den nye regler. Med SaneBox bliver jeg kun forstyrret af de 5% mails, som jeg faktisk bør forholde mig til i dagens løb. Resten, alt det der er sorteret væk i andre mapper, kan jeg kigge igennem, når jeg har tid til det.

Brug hjælpemidler

Jeg tror ikke, at jeg har siddet i et erhvervsnetværk, hvor der ikke på et tidspunkt er kommet en oplægsholder forbi for at fortælle om mnemoteknikker. De skal da heller ikke underkendes, hvis man er dårlig til at huske mange ting. At blive bedre til at huske ting, tager dog ikke fat om det væsentligste problem: At man husker på de forkerte ting.

Der er – mnemoteknikker eller ej – en øvre grænse for hvor meget man kan huske, hvis der også samtidigt skal være spillerum til at hjernen kan bruges til det, den er bedst til. Der er ikke meget fidus i at være skidegod til at huske 57 småting, der skal ordnes på kontoret, når det gør dig ude af stand til at cleare hjernen, så du kan fokusere på det væsentligste: Dine forretningsmæssige overvejelser og det arbejde, der skaber direkte værdi i din virksomhed. At huske at købe mere toiletpapir hører ikke til blandt sidstnævnte.

Jeg forsøger at huske så få ting som muligt. Ting der kan gøres på mindre end 5 minutter, kan du lige så godt ordne med det samme, når du alligevel er blevet forstyrret i døren eller af emailen. Tager det mere end 5 minutter, så skriv det ned i todo-listen, og fortsæt med det du var i gang med. Er det emails, så brug stjernemarkeringsfunktionen i mailprogrammet. Til din todo-liste må du finde det der passer dig bedst, hvad enten det er et tekstdokument på PC’en, et regneark, en todo-app eller lignende. Personligt bruger jeg Google Keep, som jeg altid har med mig, og som er opdelt i forskellige huskelister efter hvor nært forestående tingene er.

Nogle vil mene, at noget er slået fejl, hvis man har en todo-liste med 100 punkter. Det mener jeg nu ikke. Jeg har ting, der skal ordnes senere i dag, nogle i morgen, nogle i nærmeste fremtid, nogle skal overvejes og andre skal drøftes, mens helt tredje ting afventer at noget andet bliver færdigt. Det er 100 ting, som jeg ikke skal forsøge at huske, mens jeg laver dét, som er vigtigt for min forretning lige nu.

Glem heller ikke at bruge din kalender til ting, der kan gøres på et bestemt tidspunkt ude i fremtiden. Har du tilbagevendende opgaver, ting du skal huske at gøre periodisk, så udnyt kalenderens muligheder for gentagne begivenheder. Den funktion er faktisk lavet for at blive brugt. Så skal din telefon nok minde dig om hvad du skal huske at gøre.

Hold dagene samlet

Én af de største tidsrøvere er dage, der bliver brudt op i små stykker af spredte møder. Der er simpelthen ikke noget værre. Møder skal for mit vedkommende starte klokken 9 eller klokken 13. Ikke noget med at ligge midt på formiddagen eller eftermiddagen, så man kun har små lunser af tid før og efter, som man ikke kan bruge til noget af værdi.

Fredag er her den officielle ”småmøde-dag”, da den i forvejen er sådan en lidt amputeret dag. Det er også den dag vi stort set alle er tilstede på kontoret, så den er passende til at samle alle de interne møder og samtaler, som der nu engang er brug for. Så undgår man at fragmentere de øvrige ugedage med den slags.

Jeg bliver kimet ned af sælgere, mindst 2-3-4 stykker om dagen, som vil sælge rekrutteringsydelser, offshore-udvikling, erhvervsnetværk, telefoni, forsikringer og pensionsordninger, og abonnementer på det ene og det andet. Vores receptionister har mange års træning i at screene for den slags. Mange bliver afvist i døren. De resterende bliver bedt om at ringe om fredagen. Skulle de ende med at blive lukket ind til et møde, så må de finde et hul i deres kalender på en fredag mellem 10 og 12, eller 13 og 15. De sælger sjældent noget, der ikke kan vente på sådan et hul.

Det er ikke statisk

Jeg har hele mit liv forsøgt at finde de optimale metodertil mig. Med tiden er det gået op for mig, at de ikke findes. Der findes kun noget, som virker lige nu. Om et år eller to kan dine vaner og dine opgaver have ændret sig på en måde, så du skal have fundet nye metoder og redskaber, eller justeret de eksisterende. Vær ikke bange for at prøve at ændre vaner.