Lad mig tage det i opløbet: Jeg banker ikke på din dør for at sælge det glade budskab med en lille pamflet og en velsignelse.

Jeg vil derimod bruge to minutter på at tale om én af mine tilbagevendende kæpheste, nemlig afskaffelsen af upersonlige og grænsende til uhøflige autosvar-emails, når personer ikke er at træffe pga ferie, kurser og lignende.

Jeg er grundlæggende en humoristisk anlagt person, som har svært ved ikke at tage de fleste ting med et smil. Det gælder også for de personer, jeg omgiver mig med i virksomheden. Jeg er faktisk temmeligt sikker på, at det vil være svært at passe ind i vores virksomhed uden en god portion humor og selvironi. Al kommunikation bliver lettere, også den alvorlige, når atmosfæren gennemgående er baseret på humor. Det gælder ikke blot blandt kolleger, men i særdeleshed også overfor kunderne. Lad os få udryddet de steder, hvor kæden hopper af og dårlige signaler skinner igennem virksomhedens image.

Det er i dag blevet meget almindeligt, og i øvrigt særdeles praktisk, at hvis man skriver en email til en person, der ikke er at træffe foreløbigt, så får man en email retur med oplysninger om, at vedkommende er væk og sandsynligvis også hvornår, vedkommende kommer tilbage igen. Dem modtager jeg rigtigt mange af – nogle stykker hver uge. Hvad der slår mig hver eneste gang er, hvor upersonligt og formelt de som hovedregel er skrevet. Endnu mere distancerende er det, at de tit er skrevet udelukkende på engelsk – oftest endda ukorrekt engelsk, for nu at gøre ondt værre. Der er hverken indledende eller afsluttende hilsen, hvilket trods alt er et minimum der må kræves for at fjerne skæret af automatisk svar. Og der er end ikke et gran af henvisning til, hvem man eventuelt kan kontakte i stedet for.

Lad os lige skære helt ind til benet. En tekst som: “Jeg holder ferie og er tilbage den 23. februar” er måske nok konkret og præcis, men udstråler sådan set også “Jeg er ligeglad. Skriv til nogle andre. Email afvist!” Det kunne der ligeså godt have stået, men det skriver man jo naturligvis ikke. Eller – det er der faktisk nogle der gør, som fx det autosvar jeg fik for et par dage siden: “Jeg er ikke tilstede. Din mail vil ikke blive læst eller videresendt.”

Ferie opfattes nok af de fleste, som en helt legitim grund til ikke at være tilstede, men meddelelsen er, uanset ordlyden og begrundelsen, en negativ besked til afsenderen om, at emailen ikke bliver læst foreløbig. Ville du have været så kort for hovedet, hvis kunden havde haft dit mobilnummer og uvidende ringet direkte, mens du var på ferie? Næppe.

Når man skal give sådan en besked til afsenderen om, at hans umage har været spildt, så kan man da som minimum tilføre personlighed og almindelig høflighed – vi behøver jo ikke smide almindelig god opdragelse ud, bare fordi der er tale om emails. Om man indleder med “Hej”, “Kære kunde” eller noget helt tredje, må være en smagssag, ligesom afslutningen kan gradueres i alle varianter af “Med venlig hilsen”. At indføre blot så lille en ting som en ubetydelig smiley kan løfte teksten fra den upersonlige afgrund til trods alt at have et strejf af glimt i øjet.

Hvor meget “pjank” man tilfører, må selvfølgelig afspejle, hvem man er – hvor hårfin grænsen er, afhænger naturligvis af branche og arbejdsfunktion. Jeg er dog helt sikker på, at ingen er SÅ kedelige og triste, som de fleste autosvar-emails udstråler. Min egen tekst afspejler i høj grad, hvordan jeg nok ville have udtrykt mig i telefonen, hvis jeg skulle give samme budskab der. Det kunne fx være som den så ud i sidste uge:

—
Hej – og tak for din mail.

Jeg holder ferie i uge 39 – ikke nødvendigvis fordi jeg har fortjent det, men fordi jeg havde bestilt billetterne.

Jeg er tilbage mandag den 28. september.

Har du spørgsmål vedrørende brugen af vores software, eller andre ting som mine kolleger kan hjælpe med, må du meget gerne kontakte dem på telefon 7025 0214 eller support@ipw.dk. De sidder faktisk bare og venter på, at du skriver.

De venligste hilsner
—

Én ting er for mig helt sikkert: Med de summer mange virksomheder – alle virksomheder – bruger på, at få deres forretning til at fremstå både nærværende og omsorgsfuld, så er det paradoksalt, hvor upersonlige feriemails man kan få fra selvsamme advokat, bank, forsikringsselskab og mange andre af samme kaliber. Så går de gode intentioner fløjten. Det bliver i hvert fald ikke tilfældet hos den foretrukne leverandør af kvalitetsstyringssystemer. Her har vi kun glade budskaber 🙂